Giden evrak numarası nasıl verilir?

Giden evrak numarası nasıl verilir?

Giden evrak numarası, genellikle iki farklı yöntemle verilir:

• Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Kullanımı : EBYS üzerinden hazırlanan evraklar, sistem tarafından otomatik olarak giden evrak numarası alır

• Manuel Kayıt : Evrak kayıt memuru tarafından OBS Sistemi ile veya manuel olarak hazırlanan evraklara, giden evrak kayıt numarası elle işlenir

Ayrıca, giden evrakın üzerine numara basımı için numaratörler de kullanılabilir

Ebys evrak kayıt numarası nasıl verilir?

EBYS'de (Elektronik Belge Yönetim Sistemi) evrak kayıt numarası, kayıt işlemi sırasında sistem tarafından otomatik olarak verilir. Gelen evrak kayıt numarası, kurum dışından taranarak sisteme yüklenen ve zaman damgası alan ıslak imzalı evraklara verilir.

DYS evrak takibi nasıl yapılır?

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) evrak takibi için aşağıdaki adımlar izlenebilir: 1. e-Devlet üzerinden giriş: Vatandaşlar, e-Devlet üzerinden kimlik doğrulaması yaparak ilgili kurumun DYS portalına ulaşabilir. 2. Arama kriterleri doldurma: Evrak arama ekranında arama kriterleri (evrakın konusu, açıklaması vb.) doldurulur. 3. Sorgulama yapma: “Sorgula” butonuna tıklanarak evrak aranır. 4. Evrakı bulma: Aranan evrak bulunduğunda “Listeye Ekle” veya “Ekleri ile Birlikte Listeye Ekle” butonlarına tıklanarak evrak takip listesine eklenir. DYS sisteminde evrak takibi yaparken, kullanılan browserın cache (geçmiş) verilerinin temizlenmesi ve en az 1600x900 ekran çözünürlüğü kullanılması önerilir. DYS evrak takibi ile ilgili daha detaylı bilgilere, kullanılan kurum veya kuruluşun hazırladığı kullanıcı kılavuzlarından ulaşılabilir.

DYS üzerinden evrak nasıl gönderilir?

DYS (Doküman Yönetim Sistemi) üzerinden evrak göndermek için aşağıdaki adımlar izlenir: 1. Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma ekranına menüden erişilir. 2. Evrak gizli ise "Doküman Seçimi" alanında "Gizli" seçeneği işaretlenir. 3. Evrakın konusu, onaylayacaklar, dağıtım yerleri gibi bilgiler girilir. 4. Metin kısmı, "Resmi Yazışma Kuralları Yönetmeliği"ne uygun şekilde doldurulur. 5. Evrak, e-imza ile imzalanır. 6. Gönderim şekli ve gizlilik derecesi seçilir, "Tamam" butonuna basılır. 7. Evrakın ekleri ve ilgisi eklenir. 8. "Evrakı Gönder" butonuna tıklanır. Eğer evrak DYS içinde bir birime gönderiliyorsa, evrak anında ilgili birimlere ulaşır.

Giden evrak kayıt defteri nasıl tutulur?

Giden evrak kayıt defteri şu şekilde tutulur: Giden evrak, sıra numarası, gideceği yer, tarih, türü, bağlı olduğu kurum, numara (gelen evrakla aynı dosya numarası olmasına dikkat edilir) ve gelen evrakla uyuşuyorsa gelen evrakın tarihi ve numarası belirtilerek kayıt altına alınır. Giden evrak kayıt defteri, "giden evrak kayıt defteri" olarak ayrı bir defterde tutulabilir. Ayrıca, gelen ve giden evrak kayıt defterleri birleştirilerek tek bir defter olarak da muhafaza edilebilir. Giden evrak kayıt defterinde genellikle şu bilgiler yer alır: giden evrakın sıra numarası; gideceği yer; gönderiliş tarihi; eki; konusu; çıktığı dosya numarası; cevabını teşkil ettiği, gelen evrakın geliş sıra numarası ve tarihi. Giden evrak kayıt defterinin tutulmasına ilişkin daha detaylı bilgiye, aşağıdaki kaynaklar üzerinden ulaşılabilir: mevzuat.gov.tr; plusistanbul.com.tr. Ayrıca, dernekler tarafından tutulan giden evrak kayıt defterinin nasıl tutulacağına ilişkin bilgilere, siviltoplum.gov.tr adresinden ulaşılabilir. Defterlerin tutulma usulü ve tasdiki ile ilgili güncel bilgiler için ilgili resmi kurumlara danışılması önerilir.

Kurum evrak no ile tahsis numarası aynı mı?

Hayır, kurum evrak numarası ile tahsis numarası aynı değildir. Tahsis numarası, Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) tarafından emekli maaşı bağlanan kişilere verilen, emeklilik sürecinin tamamlandığını gösteren benzersiz bir numaradır. Kurum evrak numarası ise, SGK'nın evrak takip sisteminde her evraka özel olarak atanan ve gelen-giden evrakların takibini sağlayan bir numaradır.

Giden evrak neden kayıtlı kalır?

Giden evrakın kayıtlı kalmasının birkaç nedeni vardır: Evrak dolaşımını kontrol edebilmek. Önceki evrak bilgilerine ulaşabilmek. Güvenilirlik ve doğruluk. Güvenlik. Yer tasarrufu. Hızlı erişim.

Gelen giden evrak takibi nasıl yapılır?

Gelen giden evrak takibi için aşağıdaki yöntemler kullanılabilir: e-Devlet Kapısı: Ticaret Bakanlığı işbirliği ile ilgili kuruma iletilen evrakların son durumunu ve işlem geçmişini takip etmek mümkündür. Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS): Gelen giden evrak yönetimi, taslak oluşturma, kaydetme, versiyon takibi, kontrol ve onay süreçlerini içerir. Trustee Evrak Takip Sistemi: Kurum, birim ve kişi bazında evrak kaydı, teslim, havale, iade, iptal, dosyalama işlemlerini gerçekleştirir. Ayrıca, Softay Gelen Giden Evrak Yönetimi gibi yazılımlar da bu süreçleri destekler.